Cerita Seru Panitia Atur Formasi Closing PPSMB UGM 2023 Viral di Medsos, Prosesnya Bikin Deg-degan

TRIBUNJOGJA.COM - Formasi closing atau penutupan Pelatihan Pembelajar Sukses bagi Mahasiswa Baru (PPSMB) Universitas Gadjah Mada (UGM) 2023 menjadi topik pembicaraan hangat di jagad media sosial.

Diketahui, sebanyak 10.106 mahasiswa UGM menutup agenda pengenalan kampus dengan membuat 10 formasi paper mob yang bisa dilihat dari udara.

Closing PPSMB sendiri dilakukan di Lapangan Pancasila Grha Sabha Pramana, Sabtu (5/8/2023).

Formasi penutupan itu pun menjadi viral di TikTok dan Twitter, memantik rasa ingin tahu bagaimana panitia bisa mengatur 10 ribu manusia.

Tribunjogja.com berkesempatan untuk mengobrol dengan Koordinator Divisi Acara PPSMB Pionir UGM 2023, I Komang Restu Adi M. Surta.


Dia adalah mahasiswa Departemen Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (Fisipol) angkatan 2021.

Dalam ceritanya, Restu mengakui tidak mudah mengatur 10 ribu manusia untuk melakukan 10 formasi yang cukup ribet karena membutuhkan ketelitian.

Namun, dia mempercayai solidnya panitia yang bisa mengatur formasi agar hari penutupan PPSMB UGM 2023 itu bisa dikenang sepanjang masa.

Berikut wawancara lengkap Tribunjogja.com dengan I Komang Restu Adi M. Surta:

Berapa lama persiapan membuat 10 formasi PPSMB?

Untuk persiapan, sebenarnya dimulai dari sekitar bulan Maret tetapi karena proses brainstorming terasa sangat padet pada saat itu, konsep benar-benar baru dipikirkan mulai dari Juni.

Maka dari itu, mulai dari bulan Juni, kami baru mendapat base brainstorming untuk konsep formasi dan dikejar di bulan Juli untuk proses trial dan error-nya

Ide darimana untuk membuat formasi itu?

Ide, jujur, kami awalnya ingin membuat formasi yang terinspirasi dari papan jadwal keberangkatan di bandara/ atau stasiun kuno yang mengadopsi teknologi split-flap.

Setelah mencoba beberapa trial, ternyata konsep yang muncul dari media formasi kami justru seperti lampu kelap-kelip LED.

Pada akhirnya, saya, subkoor selebrasi saya, dan tim formasi senang menyebutnya dengan konsep ‘formasi hidup’.

Kami menamai obyek formasi itu adalah trikarya. Obyek itu digunakan para mahasiswa baru yang dijuluki Gadjah Mada Muda (Gamada) untuk selebrasi formasinya.

Warnanya ada kuning, biru dan hitam.

Jadi kami tidak sekadar menggunakan kertas asturo 3 warna saja, tetapi ketiga warna asturo tersebut dibuat serta dirakit sedemikian rupa supaya praktis dan mudah dibawa sehingga dapat dinamakan trikarya.

Baca juga: Viral Medsos, Mahasiswa Baru UGM Bikin Formasi Ini di Penutupan PPSMB, Netizen: Keren Banget Woy

Yang kemudian mengadopsi teknologi split-flap tadi ya?

Iyes, benar kak

Bagaimana membuat mereka bisa menyusun gambar?

Mereka diminta mengikuti instruksi yang sudah ada di voucher.

Voucher itu juga ada arahan kapan Gamada bisa selebrasi dan mereka harus mengeluarkan warna.

Di bulan Juni itu, apa sudah langsung ada 10 formasi?

Di bulan Juni, kami masih memikirkan konsep dan media yang akan digunakan untuk formasi.

Menurut kami, untuk gambar atau visualisasi itu bisa dikejar apabila keseluruhan konsep sudah benar-benar matang.

Dari awal Juli, kita sudah memikirkan gambar untuk formasi caping.

Baru sekitar 5 Juli, kita baru memikirkan alur cerita dan gambar dari formasi trikarya.

Kami membutuhkan trial dan error yang panjang, proses revisi dan finalisasi jujur baru selesai di tanggal 31 Juli.

Itu H-5 sebelum formasi benar-benar dipersembahkan untuk mahasiswa baru.

Kapan mahasiswa baru diberi instruksi?

Mahasiswa baru di-briefing terkait penggunaan trikarya dan cara membaca vousher itu pada H-1 formasi dilaksanakan.

(H-1 formasi dilaksanakan adalah hari Jumat (4/8/2023)).

Proses briefingnya itu dilakukan di sela-sela kegiatan belajar mengajar di kelas dan sekitar 30 menit saja.

Proses latihan sebenarnya lama di trial dan error oleh panitia.

Hal ini dilakukan supaya teman-teman mahasiswa baru bisa tinggal melakukannya dengan mudah dan gembira.

Baca juga: Viral Penjual di Banguntapan Sambat Kafe Ramai Tapi Nggak Ada yang Jajan: Tulung Pengertiane Lur

Deg-degan tidak dengan hasilnya?

Jujur, iya. Kami takut instruksi yang kami berikan justru membuat Gamada tidak memahami terkait konsep selebrasi yang akan kami realisasikan.

Pun di hari H formasi, aku sendiri deg-degan parah karena formasi ini memang salah satu konsep yang ditunggu-tunggu di acara penutupan.

Meski demikian, semua aku percayain ke subkoordinat dan staff dari divisi acara untuk pengeksekusian seluruh konsep yang kita punya.

Bagaimana kalian mengatur 10 ribu mahasiswa?

Dari aku sendiri merasa percaya diri dengan berbagai skema yang kita lewatin kemarin untuk mengatur 10 ribu mahasiswa.

Aku yakin dengan hal itu karena seluruh divisi di dalam kepanitiaan PPSMB keren dan mumpuni untuk ngelakuin itu semua.

Untuk prosesnya, kami sudah mencoba berbagai skema yang akan muncul di hari H, dan dari situ kami juga menemukan blindspot yang kemungkinan akan terjadi pada saat hari H.

Kuncinya adalah attention to detail, koordinasi, dan perbanyak latihan melalui gladi.

Bisa dijelasin salah satu skema yang sudah kalian siapin?

Kalau untuk opening, skema kedatangan Gamada untuk sampai di tengah lapangan itu baru tahun ini dilakukan karena sangat beda dari tahun kemarin.

Untuk mencoba skema tersebut, pada beberapa gladi kami, kami menggunakan model games roleplay di mana seluruh panitia akan mencoba perannya masing-masing sesuai dengan jobdesc-nya pada saat hari H.

Ada juga nanti panitia yang berperan sebagai Gamada untuk membuat gladi skema tersebut relevan dengan apa yang akan terjadi pada saat hari H.

Untuk closing sendiri, kami kemarin memiliki skema fill-in.

Jadi, layout barisan kami pada awalnya tidak berbentuk kotak padat utuh, tetapi terbagi menjadi beberapa bagian.

Hal ini dilakukan supaya proses evakuasi Gamada yang memerlukan pertolongan medis bisa mudah dilaksanakan.

Namun, karena memang di akhir kami akan membuat formasi dengan layout lapangan yang berbentuk kotak, sebelum formasi kami melakukan skema fill-in.

Gamada yang berbaris paling luar akan berpindah mengisi barisan yang kosong di tengah.

Skema tersebut jujur sangat tricky karena berhubungan langsung dengan teknis pemmbentukan formasi, tetapi oleh karena persiapan dari tim formasi yang matang, kami percaya diri untuk melakukan skema tersebut.

Ada kendala dan drama saat melakukan formasi?

Untuk kendala yang ditemui itu, jujur di manajemen big data-nya.

Kami banyak main di data, seperti alokasi data caping, trikarta, sampai data jumlah Gamada itu.

Maka, benar-benar memerlukan waktu yang banyak untuk proses quality control dan proofcheck-nya.

Dari kendala tersebut juga terdapat kendala lain di mana dari data juga akan terdapat kesalahan yang mungkin luput dari ketelitian kami.

Dramanya mungkin pas detik detik formasi mau dibentuk sih.

Dari kami, jujur, sangat takut apabila formasinya rusak atau tidak terbentuk sama sekali.

Mungkin, ekspektasi dari seluruh divisi, Gamada, dan masyarakat yang membuat kita harus mengusahakan segalanya supaya formasi di tahun ini bisa unik dan luar biasa.

Namun, balik lagi karena kerja keras divisi acara dan seluruh divisi lainnya, formasi tahun ini puji Tuhan terbentuk dan kami sangat senang Gamada bisa bahagia dengan hasil akhirnya.

Restu pun berharap hasil kerja keras panitia dan Gamada ini bisa memberikan kenangan yang membekas, termasuk untuk masyarakat yang menonton di YouTube.

Bagi Anda yang ingin melihat 10 formasi penutupan PPSMB Pionir UGM 2023, Anda bisa menonton lewat video ini:

( Tribunjogja.com / Bunga Kartikasari )