Pentingnya Data Management System dalam Sebuah Tim dan Perusahaan

TRIBUNJOGJA.COM - Berbicara tentang Data Management System, mari kita awali pertanyaan untuk diri kita sendiri.

Sudahkah kita, perusahaan kita, atau tim kita melakukan pengelolaan arsip? Tidak dipungkiri pengelolaan arsip yang baik dan benar dapat membantu pekerjaan kita lebih efisien.

Arsip bisa menjadi rekaman segala pekerjaan kita dan dapat menjadi alat bantu kita untuk mengambil keputusan.

Menurut Sulistyo Basuki ada beberapa fungsi arsip yang harus kita ketahui, yaitu seperti yang sudah disebutkan di awal tadi arsip dapat membantu kita mengambil keputusan, menunjang perencanaan, mendukung pengawasan sebagai barang bukti, memori perusahaan, menyediakan informasi produk, historis perusahaan.

Tidak ada ruginya melakukan pengelolaan data bila pengelolaan itu benar. 

Ada banyak kendala pengelolaan arsip yang sering kita temui di lapangan. Dokumen-dokumen yang berserakan dan kurang rapi ditata, butuh tempat yang luas untuk penyimpanan data, dan membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mengarsipkan dengan baik.

Data Management System menjadi solusi kendala pengelolaan arsip secara manual atau tradisional tersebut. Tidak lagi butuh ruang yang lapang ataupun waktu yang lama untuk pengelolaan arsip. DMS atau Data Management System memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data, mengubah data serta menjamin keamanan data yang dimiliki.

Kebutuhan Data Management System ini membuat Widya Analytic berinovasi untuk membuat sebuah produk yang dapat membantu kita, perusahaan maupun instansi untuk dapat melakukan pengelolaan arsip di mana saja, kapan saja, sehingga arsip dapat lebih dimanfaatkan.

Produk tersebut adalah Folder-Link, next level sistem manajemen data. Segala kendala pengelolaan arsip dapat diatasi dengan Folder-Link, karena dapat mengumpulkan, mengubah, memelihara, mengintegrasi, menganalisis.

Pada Folder-Link kita dapat menentukan peran kita, superadmin atau employee. Folder-Link dapat diakses banyak orang, dan didaftarkan terlebih dahulu oleh superadmin. Menjadi super admin membuat kita bisa lihat detail data yang diunggah dan juga melihat data analytic yang disajikan dalam dashboard yang mudah dipahami. Kita bisa lihat berapa file yang sudah diupload, statusnya, jenis filenya apa (word, exel, ppt atau pdf). Superadmin juga bisa memfilter dokumen dari inbox, on process, approved untuk diganti statusnya.

Sebagai superadmin, kita bisa mengubah user management. jadi kita bisa menambahkan user atau pengguna di Folder-Link dan juga status user tersebut dengan mengisi nama, email dan juga posisi user tersebut. Ada juga fitur trashbin, yaitu file-file yang pernah di upload di Folder-Link dan dihapus bisa dicek di trashbin dengan superadmin.

Sebagai employee kita bisa mengunggah , lihat folder bersama, folder sendiri, menyunting dokumen yang ada di dashboard kita. Jadi Kita  hanya bisa edit di timnya sendiri dan file yang hanya berhubungan dengan employee tersebut. hal ini meminimalisir adanya kesalahan penyuntingan.

Saat ini Folder-Link masih pada tahap pengembangan. Fitur-fitur yang ada masih terus dikembangkan lagi sehingga dapat lebih memudahkan pekerjaan. Folder-Link diperkirakan dapat resmi diluncurkan pada akhir Q1 tahun 2022 ini dan dapat lebih cepat menjadi solusi pengelolaan arsip kita. (*/rls/adv)