Mau Bikin Acara Online? Ikuti Tips Membuat Virtual Event Anti Gagal Ini

TRIBUNJOGJA.COM – Pandemi yang tak kunjung usai membuat banyak kegiatan, seperti sekolah, rapat kantor, konser, gelar wicara, hingga pernikahan masih harus dilakukan secara virtual.

Tak cuma memindahkan acara luring menjadi daring, kegiatan daring kini juga sudah menjadi cara tersendiri bagi perusahaan untuk menarik perhatian konsumen.

Nah, bagi Anda yang bekerja di bidang event organizer (EO), tim promosi suatu perusahaan, atau sekadar mahasiswa yang ingin menggelar acara diskusi, berikut tips membuat virtual event anti gagal yang dirangkum Tribun Jogja dari berbagai sumber.

1. Konsep yang menarik

Sebagian besar virtual event menjadikan webinar sebagai puncak atau inti acara. Ini terlihat dari banyaknya instansi pemerintah maupun swasta yang berlomba-lomba membuat virtual event, mulai dari webinar formal hingga non-formal.

Sebagai perancang acara, Anda perlu menentukan apa yang membuat menarik dari webinar atau virtual event yang dibuat. Apakah itu gim, hadiah, hingga pembicaranya?

Maka dari itu, konsep acara perlu Anda perhatikan ketika ingin membuat virtual event. Konsep acara juga penting untuk menentukan demografi peserta, sehingga memudahkan Anda dalam mencari minat mereka.

Sebagai contoh, Anda bisa membuat acara e-sport, virtual run, virtual bike hingga konser daring dengan konsep menarik, sehingga membedakan acara Anda dari yang lain. Namun, perhatikan pula pasar dan perkirakan tren yang sedang ada saat ini.

2. Time schedule

Time schedule atau jadwal menjadi hal yang sangat penting untuk membuat virtual event. Anda perlu menyiapkan jadwal deadline proposal, upload konten, upload promosi, survei, checklist, dan lain-lain hingga puncak acara.

Oleh karena itu, pastikan Anda sudah membuat rencana deadline agar nantinya tidak ada yang tertinggal dan memudahkan untuk mengetahui apa yang belum dan harus dipersiapkan.

Pembuatan time schedule juga tidak susah. Anda bisa membuatnya dengan sederhana di Microsoft Excel atau menggunakan layanan atau aplikasi time management.

3. Gencar promosi

Setiap membuat suatu acara, Anda tentu harus menargetkan siapa dan berapa orang yang akan menjadi peserta. Sebab, promosi merupakan hal yang paling utama ketika anda membuat acara.

Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan berbagai platform, mengandalkan media partner, hingga bekerja sama dengan influencer untuk mempromosikan acara. Dengan begitu, Anda pun bisa menarik massa sebanyak-banyaknya.