Baca tanpa iklan
TRIBUNJOGJA.COM, YOGYA - Transformasi digital yang digulirkan Pemerintah Kota (Pemkot) Yogyakarta mulai menyasar arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB).
Melalui langkah tersebut, upaya pencarian dokumen fisik bagi warga masyarakat pun semakin dipermudah.
Plt Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Yogyakarta, Octo Noor Arafat, mengatakan, sebelum muncul inovasi itu, untuk mencari dokumen fisik IMB para petugas harus membongkar semua arsip demi arsip per kecamatan, atau kelurahan.
Padahal, ada ribuan dokumen fisik IMB yang tersimpan di Kantornya, maupun Mal Pelayanan Publik (MPP) Kota Yogyakarta.
Baca juga: Haryadi Suyuti Memegang Jidat Tiga Kali Kala Jaksa dari KPK Bacakan Surat Dakwaan
"Jadi, yang kami simpan adalah berkas dokumen IMB model lama, yang belum digitalisasi. Khusus dokumen fisik IMB karena tidak boleh dihapus. Jumlahnya bisa ribuan itu," ungkapnya, Rabu (19/10/2022).
Hal tersebut, lantas melatarbelakangi DPMPTSP membuat inovasi arsip digital. Inovasi itu, terangnya, berupa pengelolaan arsip secara digital untuk proses pencarian arsip fisik dilengkapi sistem suara sesuai barcode, guna menunjukkan lokasi arsip.
Sebuah aplikasi pun direalisasikannya, dan dokumen fisik IMB dikelompokan per kecamatan atau kelurahan di rak penyimpanan. Arsip IMB, kemudian diberi label satu per satu. Setiap pengelompokan arsip dipasang perangkat yang dilengkapi sistem suara dan lampu yang sudah dilengkapi teknologi chip.
"Teknisnya, tinggal masukan nomor IMB yang perlu dicari ke sistem arsip digital. Kemudian klik dan raknya di mana arsip tersebut disimpan, bakal berbunyi. Lalu, petugas tinggal menuju ke rak, telusuri dengan smart phone. Lokasi arsip dokumen itu berada, kemudian akan menyala lampunya," tandas Octo.
Baca juga: Kenali 8 Gejala Gangguan Ginjal Akut pada Anak dan Cara Mencegahnya Menurut Imbauan Kemenkes
Dengan sistem arsip digital yang dilengkapi suara tersebut, katanya, memudahkan pencarian dokumen fisik IMB. Terutama, dibandingkan sebelumnya, ketika pencarian dokumen fisik IMB masih dilakukan secara manual, karena jumlahnya yang ribuan.
"Saat ini, sudah sekitar 80 persen dokumen fisik IMB model lama, yang masuk ke sistem pencarian dengan suara. Yang lainnya masih kami cermati lagi untuk kita siapkan. Semoga akhir tahun selesai semua, agar pencariannya makin mudah," urainya.
Sebagai informasi, dalam kunjungannya ke MPP Kota Yogyakarta pada Kamis (6/10/22) silam, Menpan RB Abdullah Azwar Anas pun mengapresiasi inovasi di sektor pengarsipan IMB. Menurutnya, terbosan semacam itu, belum pernah ia jumpai.
"Ada berbagai inovasi di MPP Kota Yogya ini. Tapi, yang baru soal dokumen. Ini belum saya temukan di tempat lain. Bagaimana mencari dokumen fisik tapi dipadukan teknologi," cetusnya. (aka)