Mau Bikin Acara Online? Ikuti Tips Membuat Virtual Event Anti Gagal Ini

TRIBUNJOGJA.COM – Pandemi yang tak kunjung usai membuat banyak kegiatan, seperti sekolah, rapat kantor, konser, gelar wicara, hingga pernikahan masih harus dilakukan secara virtual.

Tak cuma memindahkan acara luring menjadi daring, kegiatan daring kini juga sudah menjadi cara tersendiri bagi perusahaan untuk menarik perhatian konsumen.

Nah, bagi Anda yang bekerja di bidang event organizer (EO), tim promosi suatu perusahaan, atau sekadar mahasiswa yang ingin menggelar acara diskusi, berikut tips membuat virtual event anti gagal yang dirangkum Tribun Jogja dari berbagai sumber.

1. Konsep yang menarik

Sebagian besar virtual event menjadikan webinar sebagai puncak atau inti acara. Ini terlihat dari banyaknya instansi pemerintah maupun swasta yang berlomba-lomba membuat virtual event, mulai dari webinar formal hingga non-formal.

Sebagai perancang acara, Anda perlu menentukan apa yang membuat menarik dari webinar atau virtual event yang dibuat. Apakah itu gim, hadiah, hingga pembicaranya?

Maka dari itu, konsep acara perlu Anda perhatikan ketika ingin membuat virtual event. Konsep acara juga penting untuk menentukan demografi peserta, sehingga memudahkan Anda dalam mencari minat mereka.

Sebagai contoh, Anda bisa membuat acara e-sport, virtual run, virtual bike hingga konser daring dengan konsep menarik, sehingga membedakan acara Anda dari yang lain. Namun, perhatikan pula pasar dan perkirakan tren yang sedang ada saat ini.

2. Time schedule

Time schedule atau jadwal menjadi hal yang sangat penting untuk membuat virtual event. Anda perlu menyiapkan jadwal deadline proposal, upload konten, upload promosi, survei, checklist, dan lain-lain hingga puncak acara.

Oleh karena itu, pastikan Anda sudah membuat rencana deadline agar nantinya tidak ada yang tertinggal dan memudahkan untuk mengetahui apa yang belum dan harus dipersiapkan.

Pembuatan time schedule juga tidak susah. Anda bisa membuatnya dengan sederhana di Microsoft Excel atau menggunakan layanan atau aplikasi time management.

3. Gencar promosi

Setiap membuat suatu acara, Anda tentu harus menargetkan siapa dan berapa orang yang akan menjadi peserta. Sebab, promosi merupakan hal yang paling utama ketika anda membuat acara.

Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan berbagai platform, mengandalkan media partner, hingga bekerja sama dengan influencer untuk mempromosikan acara. Dengan begitu, Anda pun bisa menarik massa sebanyak-banyaknya.

Jangan lupa membuat time schedule untuk follow up media partner acara kalian.

4. Cari jasa streaming yang andal

Untuk memudahkan pembuatan virtual event, Anda bisa menggunakan vendor atau jasa live streaming. Untuk itu, lakukan survei atau buat daftar beberapa vendor yang andal sebelum memilih.

Sebab, Anda tidak akan mempersiapkan peralatan dan perlengkapan event sendiri bukan? Misalnya, akan sangat merepotkan bila Anda sendiri yang mengerjakan, mulai dari set panggung hingga produksi live streaming.

Maka dari itu, adanya bantuan jasa streaming maupun vendor perlengkapan bisa menunjang keberhasilan acara.

Salah satu rekomendasi jasa live streaming dan EO di Kota Yogyakarta adalah Tribun Jogja Event Organizer (EO).

Vendor ini memiliki peralatan dengan kualitas terbaik untuk produksi live dan memiliki tim berpengalaman di bidang publikasi dan produksi penyiaran.

Mengapa EO Tribun Jogja?

Tribun Jogja EO dapat menjadi pilihan bagi Anda yang sedang mencari vendor atau promotor ketika menyelenggarakan event virtual.

Salah satu keunggulan menggunakan jasa EO berlatar belakang media adalah adanya nilai lebih bagi sebuah brand atau penyelenggara acara. Sebab, media yang kredibel tentu memiliki pembacanya tersendiri sehingga meningkatkan keterbacaan acara.

Dari sisi biaya, menggunakan EO dari media juga jauh lebih hemat karena brand atau pemilik event tidak perlu menambahkan biaya untuk promosi di media. Promosi bahkan akan jadi lebih praktis, efektif, serta massif.

Terlebih bila menggunakan EO Tribun Jogja yang memiliki jangkauan luas dengan media dan platform besar, baik melalui media cetak Tribun Jogja, media sosial Tribun Jogja, portal berita online Tribunjogja.com, bahkan bisa juga di seluruh jaringan Tribun Network di seluruh Indonesia.

Jadi, Anda tidak perlu repot atau bingung mengadakan live streaming karena Anda dapat memantau dan ikut belajar dalam kegiatan produksi live streaming.

Untuk informasi lebih lengkap bisa cek akun Instagram @tribunjogjaevents dan @tribunjogja.