Pemusnahan, Upaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bantul Lakukan Program Penyusutan Arsip

TRIBUNJOGJA.COM - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Bantul belum lama ini melakukan pemusnahan arsip sebagai bagian dari program penyusutan arsip di lingkup Pemerintah Kabupaten Bantul.

Pemusnahan ini menjadi bagian dari program kearsipan Dispusip Bantul yaitu tertib arsip.

Kepala Dispusip Bantul, Agus Sulistyana, Senin (6/8/2018) menjelaskan, pemusnahan menjadi salah satu bagian penting dalam proses pengarsipan yaitu penciptaan, pengolahan dan penyusutan.

Fase pemusnahan masuk pada bagian penyusutan. Tiga tahapan ini, menurut Sulistyana harus berjalan beriringan.

Perlu dijelaskan Agus, saat tahap pemusnahan ini sebenarnya melalui proses yang cukup panjang.

Dimulai dari penelitian arsip, berupa penelitian jangka retensi atau masa aktif arsip.

Di tahapan ini, arsip akan dipilah. Jika sudah tidak lagi aktif, arsip akan dimusnahkan. Jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan.

Baca: Kanwil DJKN Jateng DIY Imbau Masyarakat Jangan Mudah Tergiur Lelang Murah

Arsip yang punya jangka waktu retensi, meliputi arsip keuangan (10 tahun) atau undangan rapat (1 tahun).

Atau ada pula, arsip yang bersifat permanen, misalnya surat perjanjian atau akta pendirian lembaga.

Arsip permanen ini, menurut Agus tak bisa dimusnahkan karena akan menjadi bukti suatu klausul.

Setelah diteliti oleh tenaga arsiparis yang telah berkompeten.

Sesudah didapat hasilnya, arsip-arsip tersebut akan dimintakan konfirmasi terlebih dahulu kepada pemiliknya. Antara masih dipakai atau tidak. Baru setelah itu, hasil penilaian akan dibawa ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Di ANRI, untuk sekali lagi arsip akan diteliti. Pada prinsipnya, ANRI akan meneliti kembali arsip-arsip yang masuk sebelum mengeluarkan rekomendasi kepada Dispusip daerah.

Setelah hasilnya didapat Dispusip daerah akan akan memintakan persetujuan ke bupati sebagai tahap terakhir.

“Baru setelah bupati menyetujui, arsip bisa dimusnahkan. Jadi memang harus melalui proses cukup panjang karena arsip ini perlu diteliti fungsi dan masa berlakunya. Arsip yang dimusnahkan juga tak boleh didokumentasikan. Hanya sebatas pembuatan berita acara berisi nama arsip,” kata Agus. (tribunjogja)